Multiprojekting beim Sondermaschinenbauer FOOKE
Projektübergreifende Termin- und Kapazitätsplanung mit Asta Powerproject
Die in Borken im westlichen Münsterland ansässige FOOKE GmbH steht für hochwertige Maschinen und Anlagen. So hat sich der 1904 gegründete Betrieb innerhalb der letzten Jahrzehnte von einem Lohnfertigungsunternehmen zum Kompetenzcenter für den Standard- und Sondermaschinenbau im Bereich von fünf- oder mehrachsig gesteuerten Werkzeugmaschinensystemen und für Anlagen zur Herstellung von Porenbeton sowie für Ausrüstungen für die Stahlindustrie entwickelt. Bei der Lieferung von kompletten Baugruppen sind Basis- und Detailengineering bis hin zur Hydraulik, Pneumatik, Elektrik und Steuerungstechnik nur ein kleiner Ausschnitt des Leistungsspektrums.
Zu den Kunden der Borkener zählen große und namhafte Unternehmen der Flugzeug-, Automobil-, Schienenverkehrs- und deren Zulieferindustrie sowie Anlagenbauer und Betriebe der Stahlindustrie und das weltweit. Heute erfolgt die Auftragsabwicklung des in der dritten Generation geführten Familienbetriebes in Projektteams und mit Hilfe eines Spezialistenpools. In diesem arbeiten die Konstrukteure direkt und effizient mit NC-Programmierern und Elektronikern sowie der Fertigung zusammen. Wurden früher pro Projekt Terminpläne ohne eine übergreifende Kapazitätsplanung und -steuerung erstellt und dann in langwierigen Sitzungen im Nachhineinein versucht, eine Abstimmung zu koordinieren, so findet heute eine projektübergreifende Termin- und Kapazitätenplanung statt. Diese bezieht sich jedoch nicht nur auf den Sondermaschinenbau, sondern auch auf die Bereiche Lohnfertigung und Service.
Projektmanagementsystem gesucht
Die projektorientierte Arbeitsweise machte es zwingend erforderlich, die zur Verfügung stehenden Ressourcen, Personal und Maschinen, möglichst exakt zu planen und die Gesamtauslastung des Unternehmens immer im Auge zu behalten. Außerdem sollte im Vorfeld eines Auftrages möglichst genau die Terminsituation für den jeweiligen Projektzeitraum unter Berücksichtigung aller laufender Projekte betrachtet und eventuelle Terminprobleme während der Projektlaufzeit möglichst frühzeitig erkannt werden, um Gegenmaßnahmen einzuleiten. Da die Projektleiter ihre Terminpläne bisher teilweise in unterschiedlichen Systemen erstellt und lokal gespeichert hatten, war eine unternehmensweite Betrachtung der Termine und des Ressourceneinsatzes über alle laufenden Projekte nur mit hohem Aufwand möglich.
Gesucht wurde daher ein flexibles, einfach zu bedienendes Projektmanagementsystem, das als einheitliche Planungssoftware im gesamten Betrieb eingesetzt werden sollte. Entschieden hat man sich nach einer Marktanalyse für das Projektmanagementprogramm Asta Powerproject des Karlsruher Softwarehauses Asta Development GmbH. Eingesetzt wird das auf Basis vernetzter Balkendiagramme arbeitende System als Client/Server-Lösung. Insgesamt arbeiten bei FOOKE von den 165 Mitarbeitern ca. 35 Anwender wie Projektleiter, Geschäftsfeldverantwortliche sowie Fertigungsleitung, Vertrieb, Service und Geschäftsleitung aktiv mit dem Programm.
Konfliktsituationen sind schnell erkennbar
Da die Software im Netz betrieben wird, hat jedes Teammitglied die momentane Situation transparent und aktuell im Zugriff. Kapazitätsüberschreitungen sowie mögliche Konfliktsituationen können somit schnell – weit im Vorfeld – erkannt oder sogar simuliert werden. Die Projekte und alle dazugehörigen Daten werden in einer Datenbank auf einem Server zentral verwaltet. Jeder Benutzer hat seine eigene Sicht auf die Daten und erhält, sofern er das gleiche Teilprojekt wie ein Kollege aktuell bearbeitet, sofort die Aktualisierung am Bildschirm und muss nicht warten, bis Daten gespeichert oder übermittelt werden. Das Zusatzmodul Asta Webviewer bietet weiteren Mitarbeitern die Möglichkeit, Ansichten auf alle Projekte in einer Multiprojektumgebung zu erhalten, ohne dass die Software auf dem entsprechenden Rechner installiert sein muss. So kann der Anwender Terminpläne, Kapazitätsstrukturpläne, Aktivitätenlisten etc. über seinen Web-Browser ortsunabhängig im Unternehmen einsehen und sich per Mausklick informieren.
Teamleiter der Systemspezialisten Hans-Jürgen Pierick erläutert: „Detaillierungsgrad und Aufbau der Projekte und Pläne sind weitestgehend frei wählbar. Dadurch ist Asta Powerproject eine universelle Softwarelösung. Wir mussten uns nicht einem festen Konzept anpassen, sondern konnten unsere Methoden und Arbeitsweisen in der Software umsetzen. Das hat uns überzeugt. Im Programm plane ich einfach nur Ressourcen. Wir definieren dann, ob es sich um Maschinen, Geräte oder Mitarbeiter handelt.“ Hervorzuheben sind auch die guten Visualisierungsmöglichkeiten. So sind kritischer Weg, feste und freie Puffer in den Plänen sofort ersichtlich. Diese Anzeige kann jedoch auch abgeschaltet werden.
Beispielhafter Projektdurchlauf
Besteht eine Anfrage, initiiert der Vertrieb ein neues Projekt. Hierzu erstellt der entsprechende Vertriebsmitarbeiter, einen groben Ablaufplan. Dieser Plan enthält bereits alle relevanten Projektphasen. Nach Absprache mit dem Fertigungs- und Teamleiter erfolgt eine Vorplanung zur Bestimmung des möglichen Liefertermins unter Berücksichtigung etwaiger Ressourcenengpässe. Liegt der Auftrag im Unternehmen vor, erstellt der Projektleiter einen detaillierten Projektterminplan mit Aufschlüsselung der verschiedenen Bereiche und weist dann die benötigten Ressourcen oder Ressourcengruppen den Vorgängen zu.
Projektübergreifende Verfügbarkeit der Mitarbeiter schnell ersichtlich
Der Detailplan wird dann innerhalb der einzelnen Fachbereiche, wie z.B. der Fertigung, je nach Bedarf weiter verfeinert und die entsprechenden Mitarbeiter den einzelnen Vorgänge zugewiesen. Die Verfügbarkeit der Mitarbeiter wird mittels Histogrammen überprüft. So erstellt man bei FOOKE mit den systemimmanenten Histogrammfunktionen von Asta Powerproject ein Auslastungshistogramm für einen speziellen Mitarbeiter über alle Projekte. Es ist sofort ersichtlich, wann der Mitarbeiter in einem vorher definierten Zeitraum wo eingeteilt ist und ob eventuell eine Überlastung besteht oder ob er verfügbar ist. Nun weist der Abteilungsleiter den Mitarbeiter dem jeweiligen Vorgang einfach mittels der Drag & Drop zu.
Möglich ist dieses, da man bei FOOKE die unterschiedlichen Ressourcen in verschiedenen Bibliotheken, wie Konstruktion, NC-System-Spezialisten, SPS-Spezialisten, Elektroingenieure, Stahlbauer, Lackierer, Monteure, Fremdfirmen, wie diverse Ingenieurbüros etc., strukturiert und in den Stammdaten der Multiprojektumgebung gespeichert hat. Benötigt ein Abteilungsleiter einen Auslastungsplan über alle NC-System-Spezialisten, verwendet er einen Filter, der alle Vorgänge mit einer Codierung aus der Abteilungsbibliothek mit dem Namen NC sucht und dann auflistet.
Mehrere Anwendungsbereiche mit System
Außer der reinen Termin- und Mitarbeitereinsatzplanung erstellt man bei FOOKE mit Asta Powerproject zusätzlich die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, fährt Auslastungsanalysen über das gesamte Unternehmen und generiert Abteilungspläne basierend auf den verwendeten Codierungen. Darüber hinaus wird das System auch zur Dokumentation genutzt. So ist per Knopfdruck dokumentierbar, welcher Mitarbeiter wann bei welchem Unternehmen war. Verweise auf weitere Dokumente sind in der Software hinterlegbar.
Geplant ist es, das Programm mit der Vor-, der mitlaufenden und der Nachkalkulation zu verbinden, um somit auch einen kontinuierlichen Arbeitsfortschritt abzubilden. Damit wäre auch ein ständiger Soll-Ist-Vergleich zwischen Termin- und Kapazitätsplanung möglich.
Projektübergreifende Planung ist Voraussetzung für wirtschaftlichen Erfolg
Hatten die Verantwortlichen bei FOOKE ursprünglich überlegt, ob ihre Anforderungen nicht mit dem schon im Hause vorhandenen PPS-System abzudecken wären, kam man nach eingehender Prüfung zu dem Ergebnis, dass der Aufwand ungleich größer und teurer wäre. Darüber hinaus beinhaltet ein PPS-System nicht die projektorientierte Planung wie eine Projektmanagementlösung und bietet nicht dieselbe Flexibilität und den einfachen Bedienerkomfort wie Asta Powerproject.
Erreicht hat man durch den Einsatz des Systems, dass alle Terminpläne für jeden Mitarbeiter jederzeit zentral erreichbar und einsehbar sind. Dabei ist sichergestellt, dass immer mit dem aktuellen Projektstand gearbeitet wird. Vorplanung, Detaillierung und Ressourcenzuweisung können in den verschiedenen Bereichen des Unternehmens durchgeführt werden. Somit kann der jeweilige Fachbereich in dem vom Projektleiter vorgeplanten Zeitraum selbst die Detailplanung einbringen. Auch ist es in der Akquisephase eines Auftrages leicht möglich, die für das Projekt relevante Terminsituation zu überprüfen. Hier können mit wenig Aufwand unterschiedliche Simulationen durchgespielt werden. Maschinen- sowie Personalauslastungen sind jederzeit schnell visualisierbar und eine Filterfunktion unterstützt den Anwender, sich nur die Informationen aus dem Gesamtunternehmen herauszusuchen, die er momentan benötigt.
Hans-Jürgen Pierick fasst zusammen: „Mit der Auftragsbearbeitung in Projektteams und der Unterstützung durch Asta Powerproject haben wir uns die Grundlage für eine effektive Planung und Steuerung sowohl einzelner als auch aller Projekte geschaffen. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg.“
Autorin, Heike Blödorn, 2003-10
