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Optimierung der Planung und Steuerung von Planvorhaben mittels multi-userfähiger Projektmanagement-Software

Großstädte sind Deutschlands stärkste Konjunkturmotoren. Dazu zählt auch Düsseldorf wie zwei Untersuchungen zeigen. Das Hamburger Wirtschaftsforschungsinstitut Feri führte für die Zeitschrift Capital eine Studie durch, in der die Dienstleistungsmetropole als wirtschaftlich stärkste von insgesamt 60 betrachteten Städten rangierte. Bei der Untersuchung des Forschungsinstitutes empirica Delasasse, die im Auftrag von „Focus“ bei allen deutschen Städten mit mehr als 100.000 Einwohnern durchgeführt wurde, belegte die Landeshauptstadt Platz 4. Durchleuchtet wurden hierbei besonders Kriterien wie Zukunftspotenzial, Wirtschaftskraft und Lebensqualität.

Damit Düsseldorf weiterhin ein Magnet für Investoren bleibt, hat die Stadt in den letzten Jahren einige Anstrengungen unternommen und einen überzeugenden Städtebau geleistet. So zieht die rheinische Metropole besonders IT- und Telekommunikationsfirmen sowie Werbagenturen an. Alleine im alten Hafengebiet entstanden in den letzten Jahren Tausende neuer Stellen und die ca. 5.000 Firmen mit ausländischer Kapitalbeteiligung bescheren der Stadt ein internationales Publikum.

Dienstleistungsgedanke im Stadtplanungsamt gelebt

Um Anfragen von Investoren schneller zu befriedigen – bislang dauerten Planungsverfahren in günstigen Fällen zwei Jahre – münden Planungen, die auf einer konkreten Investorennachfrage beruhen, auch in vorhabenbezogenen Bebauungsplänen oder werden zunehmend in kooperativer Zusammenarbeit mit privaten Planungsbüros erarbeitet. Um dies mit dem notwendigen Überblick sicherstellen zu können, entschied sich das Stadtplanungsamt Düsseldorf, methodisches Projektmanagement mit IT-Unterstützung einzuführen.

Neben der Durchführung eines zügigen Planungsablaufs soll auch der Mitarbeitereinsatz im Hinblick auf wirtschaftliche Auswirkungen optimiert geplant und gesteuert werden. Das bedeutet, die Planungsprozesse einzuordnen und aus gesamtstadtlicher Sicht zu priorisieren. Entscheidungsträger ist letztendlich die Politik. Dabei ist nicht nur der Rat der Stadt, respektive in der Vorberatung der städtische Ratsausschuss für Planung und Stadtentwicklung zu berücksichtigen, sondern auch die Bezirksvertretungen der zehn Stadtbezirke. Die verschiedenen politischen Vertreter können durchaus unterschiedliche Vorstellungen über die Priorisierung der Planungen haben, und diese gilt es zu kanalisieren.

Entscheidung auf Basis von Powerproject

Das Stadtplanungsamt beauftragte das zentrale Amt für Informationstechnik und Organisationsentwicklung der Stadt Düsseldorf mit einer Untersuchung, wie die Planungsprozesse IT-unterstützt optimiert werden können. Rolf Bargiel, Abteilungsleiter im Stadtplanungsamt und zuständig für Servicefunktionen der technischen Abteilungen: „Gesteuert werden kann nur, wenn ein Überblick über alle Maßnahmen vorliegt, d.h. wir müssen einerseits die Priorisierung der Einzelvorhaben aus gesamtstädtischer Sicht sehen und andererseits jedes einzelne Planungsvorhaben im zeitlichen Ablauf optimal steuern. Dazu benötigten wir eine multi-userfähige Softwarelösung.“

Ein Pflichtenheft wurde, mit der Vorgabe ein System zur Unterstützung vorzuschlagen, erstellt. Nach einer eingehenden Marktrecherche entschieden sich die Düsseldorfer für das Projektmanagementsystem Powerproject des Karlsruher Softwarehauses Asta Development GmbH. Rolf Bargiel erläutert: „Projektmanagementsysteme bieten viele Firmen an, wir müssen aber viele Projekte parallel betrachten und diese im Gesamtrahmen beurteilen und bewerten, d.h. wir betreiben Multiprojektplanung. Eine weitere Anforderung war, die Integration mit unserer vorhandenen Infrastruktur. Wir wollten Projektinformationen nicht ausschließlich im Projektmanagementsystem anlegen, sondern diese einfach nur per Links anbinden. Und alles das konnten wir mit Powerproject realisieren.“

Einführungsphase des Systems

In der Einführungsphase erstellte das Amt für Informationstechnik und Organisationsentwicklung gemeinsam mit dem Stadtplanungsamt in Powerproject die Prozessabläufe für verschiedenste Modellverfahren. „Insgesamt haben wir 12 Modelle bereitgestellt z.B. für Flächennutzungsplanung, verbindliche Bebauungsplanung, Rahmenplanung, Werkstattverfahren, Gutachterverfahren, städtebauliche Wettbewerbe etc. Somit ist eine einheitliche Struktur vorgegeben, die Prozesse sind transparent und jeder findet sich in dem Verfahren zurecht“, erklärt Udo Momper vom Amt für Informationstechnik und Organisationsentwicklung.

In den verschiedenen Modellen sind die einzelnen Phasen eines jeden Verfahrens mit den dazugehörigen Vorgängen und den Gremienbeschlüssen als Meilensteine enthalten. Phasen und Vorgänge sind entsprechend farblich nach Planung, Beteiligungen, Beschlüssen kodiert. Rolf Bargiel ergänzt: „Die Modelle sind im Prinzip endlos fortzuschreiben. Stellen wir fest, dass Anforderungen sich ändern, passen wir die Modelle dementsprechend an. Dadurch ergibt sich auch die Möglichkeit, diese nicht nur in Kommunen, sondern auch bei anderen Planungsträgern einzusetzen, denn die Abläufe sind vergleichbar. D.h. der Anwender nimmt ein Modell, nutzt das als Grundlage für seine Planung und passt es seinem aktuellen Projekt an.“

Um die Verfahren den Anforderungen des Stadtplanungsamtes entsprechend optimal zu bearbeiten, erstellte ASTA in Powerproject vier Zusatzfunktionen: Projektinitialisierung, Sitzungstermine, Prioritäten und Auswertungen.

Projektinitialisierung

Bei Anlegen eines neuen Verfahrens, greift die zentrale DV-Koordination auf die Projektinitialisierung zu. Hier ist ein Fragenkatalog enthalten, in dem die wesentlichen Grundinformationen über das Projekt, wie Projektleiter, Vertreter, Zuordnung zum Stadtbezirk etc. einzutragen sind. Sobald das Projekt initialisiert ist, wird es vom Projektverantwortlichen weiterbearbeitet, der die entsprechende Modellvorlage auf das aktuelle Projektgeschehen anpasst und dem Projekt eine Priorität zuordnet. Diese Initialisierung ist auch Basis für Verknüpfungen zur nachstehend beschriebenen elektronischen Akte.

Sitzungstermine

Die einzelnen Planungen sind stark an Entscheidungen verschiedener politischer Gremien gekoppelt. Damit sich jede einzelne Planung auf „Knopfdruck“ automatisch an den Sitzungsterminen der jeweiligen Ausschüsse orientieren kann, muss eine Verbindung zwischen dem Sitzungskalender und dem Einzelprojekt hergestellt werden. So wurden die Termine des Ausschusses für Planung und Stadtentwicklung, der Bezirksvertretungen der Stadtteile, des Haupt- und Finanzausschusses, des Umweltausschusses etc. für das laufende Kalenderjahr sowie die Prognosetermine für das kommende Jahr in einem Kalender zentral hinterlegt. Aus diesem liest ein Zusatztool automatisch die für ein Verfahren relevanten Termine in den Terminplan ein. Diese werden dort auf der Zeitschiene als Meilensteine dargestellt. Dadurch haben die Projektverantwortlichen nun die Möglichkeit, logische Abläufe der Verfahren zu planen und die fachlichen Unterlagen als Entscheidungsgrundlage den politischen Gremien termingerecht zu Verfügung zu stellen. Liegen diese zum Sitzungstermin nicht vor, kann dies zu erheblichen Verzögerungen führen, je nachdem in welchem Turnus das Gremium tagt. Mit dem Einsatz dieser Funktion ist man daher im Stadtplanungsamt in der Lage, Planverfahren durch Anpassung an Sitzungstermine zu optimieren.

Prioritätenliste

Zwecks transparenter Darstellung liegt mittels der Prioritätenliste eine Übersicht über alle Planungsvorhaben vor. In dieser sind alleine 350 Planungsvorhaben enthalten, von denen 100 erste Priorität haben. Jetzt ist es nicht nur möglich, die einzelnen Planungsmaßnahmen und deren Wertigkeit aus einer einzelnen Organisationseinheit, also kleinteilig, zu beurteilen, sondern die Priorisierung der Einzelvorhaben kann nun aus gesamtstädtischer Sicht vorgenommen werden. Hier hat der Anwender auch vielfältige Selektionsmöglichkeiten, so kann z.B. nach Projektleiter Stadtbezirk selektiert werden, um zu sehen, welche Projekte diesem Mitarbeiter zugeordnet dort relevant sind oder nach verschiedenen Projektarten, wie Bebauungsplanung, Flächennutzungsplanung, Rahmenplanung, Werkstatt­verfahren etc. Das bedeutet, dass auch bei einer Vielzahl unterschiedlicher Projekte aussagekräftige Gruppierungen möglich sind, um den Überblick zu behalten.

Optimale Steuerung durch umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten

Das System bietet dem Stadt­planungsamt vielfältige Auswertungsmöglichkeiten. Enorm wichtig für die Projektverantwortlichen zur Vorbereitung der politischen Sitzungen sind die Informationen, welche Planungsmaßnahmen mit welchen Planungsschritten für welche Sitzung eines Gremiums anstehen. Auf Grundlage der Sonderfunktion Sitzungstermine generiert das System auch die planungsbezogenen Tagesordnungen für die Sitzungstermine.

Mittels der Auswertungen sind auch die Laufzeiten der Planverfahren übersichtlich dargestellt. So können die verschiedenen Verfahren mit ihren einzelnen Planungsphasen sowohl insgesamt als auch einzeln betrachtet und mehrere Projekte unter Beachtung verfügbarer Ressourcen optimiert werden.

Die elektronische Akte - sämtliche Informationen sind für jeden jederzeit einsichtbar

Zu den Planverfahren wurde ein einheitliches elektronisches Aktensystem aufgebaut. Dieses ist system- und produktunabhängig. Besaßen früher jeweils Amtsleiter, zuständiges Planungssachgebiet sowie möglicherweise die Sachgebietsleitung ihre eigenen Handakten, wird heute der gesamte verfahrensbezogene Schriftverkehr im elektronischen Aktensystem zentral abgelegt.

Der Zugriff erfolgt über den Windows-Explorer. In Powerproject ist der Schriftverkehr mit den entsprechenden Vorgängen der Verfahren verknüpft. Dadurch kann zusätzlich aus allen im Projektmanagementsystem abgelegten Verfahren auf den Schriftverkehr zugegriffen werden. Dieser beinhaltet allgemeine Korrespondenz, Stellungnahmen von Bürgern, Institutionen oder anderer Planungsträgern sowie Planbegründungen, die bei komplexen Planungsverfahren durchaus mehr als 40 Seiten umfassen. Aber auch CAD-Zeichnungen, GIS-Informationen, grafisch erstellte Bebauungspläne werden dort abgelegt. Die Daten beider Systeme (Powerproject und elektronische Akte) können unabhängig voneinander gepflegt werden und benutzt werden.

Umfangreiche Rechtestruktur

In Düsseldorf haben die Planungssachgebiete Schreibrechte, alle Mitarbeiter des Stadtplanungsamtes aber umfassende Leserechte für alle Projekte. So hat jeder Mitarbeiter im Amt die Möglichkeit, alle Verfahrensakten einzusehen. Dadurch ist z.B. auch der Amtsleiter jederzeit auskunftsfähig und kann bei Einzelanfragen politischer Entscheidungsträger ad hoc Auskünfte über den Stand des Planverfahrens geben. Projektleiter können zur Analyse Zeitprognosen betrachten aber auch feststellen, wo Schwierigkeiten im Projektablauf lagen und welche Ursache diesen zugrunde lag. Die daraus resultierenden Kenntnisse sind auf andere Verfahren übertragbar, um in diesen Unwägbarkeiten zu vermeiden. Diese Rechtestruktur stellt sicher, dass jeder Projektleiter die Verantwortlichkeit für seine Projekte behält.

System bot alle Lösungsansätze

Wichtig für das Stadtplanungsamt war, ein System zu wählen, das nicht erst individuell entwickelt werden musste, sondern schon grundsätzlich alle Lösungsansätze, wie z.B. Multiprojekt- und Ressourcenmanagement, ein umfangreiches Zugriffsrechtesystem sowie eine intuitive Benutzerführung, d.h. die Eingabe von Vorgängen, Verknüpfungen etc. mittels Maus am Bildschirm und nicht aufwändig durch Dateneingaben mit der Tastatur, bietet. Andererseits sollte das Programm nicht zu starr sein und damit auch erforderliche Anpassungen, wie die Programmierung von Sonderfunktionen schnell und einfach zulassen. All das bot Powerproject in idealer Kombination dem Stadtplanungsamt. „Eine IT-Lösung diesen Ausmaßes, die mit so wenigen individuellen Anpassungen auskommt, ist nach unseren Erfahrungen noch eine Ausnahme“, so Udo Momper.

Somit ist nun das Stadtplanungsamt in der Lage, den Anforderungen von Investoren schneller zu entsprechen, Planungsprozesse zu priorisieren und dabei immer eine Übersicht über jedes einzelne Projekt sowie über alle zu haben und steuernd eingreifen zu können.

Autorin: Heike Blödorn, Karlsruhe, März 2003

Gerne können Sie den nebenstehenden Anwenderbericht auch im PDF-Format downloaden.