Asta Powerproject Makro
OutlookExchange2_Tasks.vba

Kurzbeschreibung:

Dieses Makro exportiert alle sichtbaren Vorgänge und Meilensteine der aktuellen Ansicht in Powerproject in einen Aufgabenordner in Microsoft Outlook.

Stichworte:

Export, Microsoft, Outlook, Aufgaben, Vorgang, Meilenstein, Terminplanung

Relevanz:

Asta Powerproject 9.0.01, Microsoft Outlook 2000 oder neuer

Technik:

VBA-Addin

Verteilung:

Premium Freeware

Autoren:

ASTA CompetenceCenter

Copyright:

ASTA DEVELOPMENT GMBH, Karlsruhe

 

 

Inhalt:

 

 

Ein Makro installieren

 

Eine neue Symbolleiste erstellen

 

Das Projekt zum Datenaustausch vorbereiten

 

Das Makro verwenden

 

Versionshinweise darstellen lassen

Ein Makro installieren
Bevor Sie die Funktionalität eines Makros in Powerproject nutzen können, müssen Sie die zugehörige Makrodatei und die Datei Version.exe in das Verzeichnis \Addins unterhalb des Powerproject Programmverzeichnis kopieren.

Gehen Sie folgendermaßen vor:
 

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie Powerproject 9.0.01 auf Ihrem System installiert haben und Powerproject nicht gestartet ist.

  2. Öffnen Sie den Windows Explorer.

  3. Öffnen Sie das Verzeichnis, in das Sie Powerproject installiert haben. Hier finden Sie das Verzeichnis \Addins. (Sollte das Verzeichnis \Addins nicht vorhanden sein, können Sie dieses jetzt erstellen.

  4. Kopieren Sie die Makrodatei OutlookExchange2_Tasks.vba und die Datei Version.exe in das Verzeichnis \Addins.  Sollte sich bereits eine Version.exe in dem Verzeichnis befinden, so kann diese überschrieben werden.

  5. Öffnen Sie das Verzeichnis \Addins und erstellen Sie dort einen Ordner mit der Bezeichnung \Icons, falls dieser noch nicht vorhanden sein sollte.

  6. Kopieren Sie die Symboldateien (*.ico) in das Verzeichnis \Icons.

 

Eine neue Symbolleiste erstellen
Zur einfacheren Verwendung einer Funktion aus einem Makro können Sie den Funktionsaufruf einer Schaltfläche in einer Symbolleiste zuordnen. Im Folgenden wird Ihnen gezeigt, wie Sie in Powerproject eine neue Symbolleiste und eine Schaltfläche zum Aufrufen der Makrofunktion erstellen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:
 

  1. Starten Sie Powerproject.

  2. Wählen Sie die Menüfolge Extras - Anpassen..., der Dialog Anpassen... erscheint.

  1. Erstellen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Neu eine neue Symbolleiste. (Sie können dieser neuen Symbolleiste über die Schaltfläche Umbenennen eine neue Bezeichnung geben).

  2. Eine neue Symbolleiste erscheint auf Ihrem Bildschirm.

  3. Wählen Sie das Register Befehle und öffnen Sie den Eintrag Makros.

  4. Wählen Sie hier die Funktion Outlook_Aufgaben_Exchange_2.Starten und ziehen Sie diese in die neue Symbolleiste. (Drag&Drop)

  5. Klicken Sie anschließend im Bereich Symbol auf die Schaltfläche Benutzerdefiniert... und öffnen daraufhin das von Ihnen erstellte Verzeichnis \Icons.

  6. Wählen Sie nun die der Funktion entsprechende Symboldatei (z.B. OutlookExchange2_Tasks.ico für die Funktion Outlook_Aufgaben_Exchange_2.Starten).

Aktivieren Sie die Option Text im Bereich Anzeige und geben Sie der neuen Schaltfläche im Feld Text einen Namen (z.B. Aufgaben Exportieren).

Wiederholen Sie die Schritte 6 bis 8 für die Funktion Outlook_Aufgaben_Exchange_2.Initialisieren.

Schließen Sie den Dialog Anpassen... und ziehen Sie die neue Symbolleiste an die gewünschte Position in der Powerproject Programmoberfläche.

Sie können nun das Makro Outlook Aufgaben Exchange durch Anklicken der Schaltflächen starten.

Das Projekt zum Datenaustausch vorbereiten
Nachdem Sie das Makro erfolgreich installiert haben, zeigt Ihnen die weitere Anleitung, wie Sie Ihr Projekt für den Datenaustausch mit Microsoft Outlook vorbereiten.

Vor der allerersten Verwendung der Funktionalität Outlook Aufgaben Exchange in einem Projekt müssen benutzerdefinierte Datenfelder angelegt werden.

Die benutzerdefinierten Datenfelder eines Powerproject Projekts finden Sie über die Menüfolge Extras - Benutzerdefinierte Datenfelder.... Sie können hier zu jedem Objekt in Powerproject ein eigenes, von Ihnen benanntes Datenfeld anlegen. Jedes benutzerdefinierte Datenfeld ist durch eine Bezeichnung und durch einen Typ, der die Art der in dem Datenfeld enthaltenen Daten festlegt (Text, Datum, Dezimalzahl usw.), gekennzeichnet.

Für den Datenaustausch mit Outlook muss für Vorgänge und Meilensteine ein solches Datenfeld angelegt werden.

Um ein Projekt für den Datenaustausch mit Microsoft Outlook vorzubereiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche, die der Funktion Outlook_Aufgaben_Exchange_2.Initialisieren zugeordnet ist.

  2. Bestätigen Sie die daraufhin erscheinende Meldung mit OK.

  3. Öffnen Sie anschließend die Balkenplanansicht Ihres Projekts mit den zu exportierenden Vorgängen.

oder:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche, die der Funktion Outlook_Aufgaben_Exchange_2.Starten zugeordnet ist.

  2. Sollte Ihr Projekt noch nicht für den Datenaustausch mit Microsoft Outlook vorbereitet sein, so weist Sie das Makro automatisch darauf hin. Klicken Sie in der Hinweismeldung auf Ja.

  3. Öffnen Sie anschließend die Balkenplanansicht Ihres Projekts mit den zu exportierenden Vorgängen.

Durch das Initialisieren des Projekts wird sowohl für Vorgänge, als auch für Meilensteine ein benutzerdefiniertes Datenfeld namens OutlookTaskID angelegt.

Um eine reibungslose Funktionalität des Makros zu gewährleisten, dürfen dieses Datenfeld und dessen Daten unter keinen Umständen bearbeitet oder gelöscht werden!!

Das Makro verwenden

Aufgaben exportieren

Mit der Initialisierung Ihres Projekts, wurden alle nötigen Vorbereitungen für einen Datenaustausch mit Microsoft Outlook getroffen.

In der nachfolgenden Abbildung sehen Sie einen einfachen Beispielplan mit 3 Vorgängen:

 

 

Um alle sichtbaren Vorgänge dieser Ansicht nach Microsoft Outlook zu exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche, die der Funktion Outlook_Aufgaben_Exchange_2.Starten zugeordnet ist.

  2. Wählen Sie im Dialog Ordner auswählen, den Aufgabenordner, in den Sie die Vorgänge und Meilensteine exportieren möchten , oder erstellen Sie einen neuen Aufgabenordner, und klicken auf die Schaltfläche OK.

  3. Bestätigen Sie den nachfolgenden Dialog mit einem Klick auf Ja.

Daraufhin werden alle sichtbaren Vorgänge und Meilensteine der aktuellen Ansicht in den von Ihnen gewählten Aufgabenordner exportiert.
In untenstehender Abbildung sehen Sie, wie die Vorgänge aus unserem Beispiel in einem Aufgabenordner in Microsoft Outlook dargestellt werden:

 

 

Jede Aufgabe wird nach dem Schema "Zeilenbezeichnung.Vorgangsbezeichnung" benannt (siehe "Graben.Graben ausheben" und "Graben.Graben verfüllen" in obenstehender Abbildung). Wenn eine Zeile in Powerproject nur einen Vorgang enthält und dabei die Zeilenbezeichnung und Vorgangsbezeichnung identisch ist, so wird dieser Termin nach dem Schema "Zeilen- und Vorgangsbezeichnung" benannt.

Desweiteren werden folgende Daten für jeden Termin in Microsoft Outlook hinterlegt:

Achten Sie bitte darauf, dass Sie keine eigenen Bemerkungen und Notizen in dem jeweiligen Bemerkungsfeld der Aufgaben in Microsoft Outlook hinterlegen, da das Makro dieses Feld bei jedem Export von Grund auf neu erstellt und Ihre Einträge somit verloren gehen würden. Tragen Sie stattdessen alle notwendigen Bemerkungen für den Vorgang in das Feld Bemerkungen des Vorgangs in Powerproject ein. Dieses Feld finden Sie in dem Dialog Zeile und Vorgang, Eigenschaften für im Register Vorgang.

Natürlich können Sie, nachdem Sie Änderungen an Ihrem Plan in Powerproject vorgenommen haben, die Aufgaben in Microsoft Outlook durch einen erneuten Export auch aktualisieren. Beachten Sie hierbei jedoch, dass Vorgänge und Meilensteine, die Sie in Ihrem Plan gelöscht haben, im Aufgabenordner in Microsoft Outlook nicht gelöscht werden. Es werden also nur die wirklich vorhandenen, sichtbaren Vorgänge und Meilensteine einer Ansicht, die Sie nach Outlook exportieren, in Microsoft Outlook aktualisiert. Wenn Sie bei der Aktualisierung Ihrer Microsoft Outlook Aufgaben einen anderen Aufgabenordner wählen als den, in dem sich die Aufgaben momentan befinden, so werden die aktualisierten Aufgaben in den von Ihnen neu gewählten Aufgabenordner verschoben.

 

Aufgaben importieren

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche, die der Funktion Outlook_Aufgaben_Exchange_2.Starten zugeordnet ist.

  2. Stellen Sie das Makro für das Importieren von Aufgaben aus Outlook ein. Klicken Sie hierzu auf den Pfeil. Für den Datenimport muss dieser nach rechts zeigen.

  3. Wählen Sie ob die Daten in die aktuelle Ansicht oder in das aktuelle Projekt übertragen werden sollen.

  4. Die Option 'Objekte fixieren' fixiert das Startdatum in Powerproject.(Startdatum oder später)

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Starten um mit dem Import der Daten zu beginnen.

Wichtiger Hinweis!

Beim Importieren der Daten von Outlook nach Powerproject müssen Sie darauf achten das nur bereits exportierte Vorgänge beim Import berücksichtigt werden. (Die TaskID von Powerproject muss mit der TaskItemID von Outlook identisch sein.)

Sie können das Startdatum und das Enddatum der nach Outlook exportierten Aufgaben ändern. Nur diese Änderungen werden beim Import nach Powerproject übernommen.

Falls Sie Fragen zur Anwendung von Powerproject, dessen Möglichkeiten und Funktionen haben, oder gerne die Funktionalität Ihres Powerproject individuell erweitern wollen, wenden Sie sich bitte direkt an das ASTA CompetenceCenter.

Das ASTA CompetenceCenter ist Ihr kompetenter Partner für

zu Powerproject und Projektmanagement.

ASTA DEVELOPMENT GMBH
CompetenceCenter
Liststr. 22
76185 Karlsruhe

Telefon: 0721 - 95 25 -121
Telefax: 0721 - 95 25 -100
eMail: CompetenceCenter@ASTAdev.de
Internet: www.ASTAdev.de/cc

Nutzungshinweise:
Die Verwendung der beschriebenen Software erfolgt auf eigenes Risiko. Die Software ist durch das ASTA ComptenceCenter getestet und freigegeben. Die Autoren und ASTA DEVELOPMENT GMBH haften für keinerlei Schäden die durch den Einsatz oder Nichteinsatz der Software entstehen sollten. Ein Anspruch auf Fehlerverbesserung in der Software sowie Supportdienstleistungen für die Software besteht nicht.

Karlsruhe, 20061122